Женский онлайн-журнал DietaMaggi.ru

Учет химчистки и прачечной в УСУ

Учет химчистки и прачечной в УСУПрачечная имеет отношение с клиентами, принимая от них заказы на стирку белья, при выполнении работ расходует моющие средства, не считая другие технологические ресурсы. Поэтому программа автоматизации, организуя, в первую очередь, процедуры учета, формирует для повышения качества обслуживания и эффективности рабочих процессов две основные базы – это клиентская и товарная.

Клиентская база, точнее, база контрагентов, поскольку в ней представлены клиенты и поставщики, имеет формат CRM-системы, которая выстраивает взаимоотношения со всеми своими участниками на совершенно ином уровне, который не может предоставить ни один другой формат, тем более MS Excel.

CRM-система вводит классификацию клиентов по категориям и подкатегориям, отделяя от поставщиков статусом, чтобы структурировать «публику» по целям и задачам. Классификация клиентов осуществляется самостоятельно сотрудниками прачечной, которые распределяют их по одинаковым приоритетным признакам. Больше об учете химчистки тут: ususoft.com.ua/uchet_himchistki.php.

Информация о клиенте включает его персональные данные и контакты, договор и прайс-лист, согласно которому производится обслуживание. Прайс-листы могут быть у всех разными – это зависит от договорных условий, объемов и регулярности заказов и пр. При расчете стоимости заказов программа выбирает именно этот прайс-лист, несмотря на то, что в ее активе их достаточно много.

Программа самостоятельно формирует договор с клиентом и регистрирует его. При наличии договора оплата при оформлении заказов может быть неполной, а с последующей оплатой по факту – программа строго следит за сроками исполнения, своевременно напоминая операторам об обязательствах клиентов. Если между заказчиком и прачечной договор отсутствует, оказание услуг будет возможным только при их полной оплате.

Для оформления заказа используется специальная форма, посредством которой осуществляется учет как клиентов, так и их заказов, а также устанавливается взаимосвязь между сведениями из совершенно разных категорий работ.

Такие формы называются окнами, в программе их несколько – окно клиента, окно товара, окно заказа, окно продажи и т.д. В окне заказа указывают клиента, дату приема и предполагаемой сдачи, выбирают категорию оказываемых услуг – в нашем случае «прачечная», вводят номер договора и стоимость заказа, которая рассчитывается автоматически с вводом каждой новой вещи.

Расскажем о некоторых нюансах заполнения такого окна. Первое требование – клиент должен быть введен из базы контрагентов, куда перенаправляет ячейка Клиент. Производить набор с клавиатуры нельзя, это разрешено только при вводе первичных данных, например, при регистрации клиента в базе.

Если клиент обратился впервые, его сначала добавляют в CRM-систему через окно клиента, в этом случае набор его данных производится вручную. Сохранив его в автоматизированной системе учета, при каждом следующем визите выбор клиента в окне заказа будет производиться из базы.

Как только клиент утвержден, в окне заказа появляются сведения о нем – тот же номер договора, если он есть. При нажатии на ячейку Услуги открывается окно Состав заказа – для описания вещей, сдаваемых в прачечную. Их выбирают из встроенного прайс-листа, указывая нумератор, степень изношенности, выявленные дефекты, количество каждого наименования, есть возможность вписать оценочную стоимость.

По мере добавления изделий формируется квитанция с полным перечнем работ и ценой по каждому изделию. Квитанция содержит штрихкод и на той части, что останется у клиента, правила и условия предоставления услуг прачечной. Заказ поступает в работу, параллельно создается его история, по которой оператор может контролировать степень его готовности.

Для уведомления клиентов в программе работает электронная связь в формате sms и e-mail, отправка sms-сообщений может производиться в автоматическом режиме – настройки программы позволяют это сделать.

Если заказ проходит через нескольких работников прачечной – все они будут указаны в общем плане работ, сформированном программой, с установленными сроками и с оперативным уведомлением каждого ответственного о завершении очередного этапа.

УжасноПлохоНормальноХорошоОтлично (Сколько баллов заслуживает статья?)
Загрузка...

Топ новостей

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.